Guide des droits et des démarches administratives

Appel d'offres ouvert

L'appel d'offres est ouvert lorsque tout fournisseur ou prestataire peut candidater.

Dans ce cas, les délais minimum pour déposer la candidature sont les suivants :

• 35 jours à partir de l'envoi de l'avis de marché par l'acheteur

• 30 jours si les offres sont transmises par voie électronique

• 15 jours lorsqu'une situation d'urgence, dûment justifiée, rend le délai minimal impossible à respecter

Ce délai minimal peut être ramené à 15 jours si l'acheteur a publié un avis de pré-information ou un avis périodique indicatif qui n'a pas été utilisé comme avis d'appel à la concurrence.

Appel d'offre restreint

L'appel d'offres est restreint lorsque seuls les candidats pré-sélectionnés par l'acheteur peuvent déposer une offre.

La pré-sélection est effectuée sur la base du chiffre d'affaires, des compétences professionnelles, des moyens humains et techniques de l'opérateur économique.

Dans ce cas, les délais minimum pour déposer la candidature sont les suivants :

• 30 jours à partir de l'envoi de l'avis de marché ou de l'invitation à confirmer l'intérêt par les pouvoirs adjudicateur

• 15 jours à partir de l'envoi de l'avis de marché ou de l'invitation à confirmer l'intérêt par les entités adjudicatrices

Le délai minimal de réception des offres est de 30 jours à partir de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner (25 jours si transmise par voie électronique).

Il peut être ramené à 10 jours en cas d'urgence ou si l'acheteur publie un avis de pré-information ou un avis périodique indicatif au moins 35 jours avant la publication de l'avis de marché, qui contient les mêmes informations de l'avis de marché.

Dans cette procédure, un acheteur négocie les conditions du marché public avec un ou plusieurs opérateurs économiques.

L'acheteur doit indiquer dans les documents de la consultation les exigences minimales que doivent respecter les offres. Ces exigences sont suffisamment précises pour permettre à l'opérateur économique de déterminer la nature et la portée du marché public et de décider de participer à la procédure.

Procédure de négociation par un pouvoir adjudicateur

Le pouvoir adjudicateur peut passer ses marchés selon la procédure avec négociation dans les cas suivants :

• Besoin qui ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles

• Besoin qui consiste en une solution innovante (travaux, fournitures ou services nouveaux ou sensiblement améliorés réalisé avec de nouveaux procédés de production ou de construction)

• Marché qui comporte des prestations de conception

• Marché qui ne peut être attribué sans négociation préalable du fait de circonstances particulières liées à sa nature, à sa complexité ou au montage juridique et financier ou en raison des risques qui s'y rattachent

• Marché avec des spécifications techniques qui ne peuvent pas être précisément mesurées par le pouvoir adjudicateur,

• Suite à une procédure d'appel d'offres où seules des offres irrégulières ou inacceptables ont été présentées, l'acheteur peut passer un nouveau marché sans que ses conditions initiales du marché ne soient trop modifiées.

Le délai de réception des candidatures est de 30 jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché ou de la date d'envoi de l'invitation à confirmer l'intérêt si l'appel à la concurrence a fait l'objet d'un avis de pré-information.

Quant au délai de réception des offres, il est de 30 jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner (25 jours si envoi par voie électronique). Ce délai peut être ramené à 10 jours en cas d'urgence. Il est également ramené à 10 jours si l'acheteur publie un avis de pré-information qui n'a pas été utilisé comme avis d'appel à la concurrence au moins 35 jours avant la publication de l'avis de marché. Cet avis de pré-information doit contenir les mêmes informations de l'avis de marché.

Le pouvoir adjudicateur négocie avec tous les soumissionnaires leurs offres initiales et ultérieures. Il ne peut pas négocier l'offre finale.

Il peut toutefois attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation, s'il a indiqué dans l'avis de marché ou dans l'invitation à confirmer l'intérêt qu'il se réserve la possibilité de ne pas négocier. Lorsque le pouvoir adjudicateur veut conclure les négociations, il en informe les soumissionnaires restants et fixe une date limite commune pour la présentation d'éventuelles offres nouvelles ou révisées.

Procédure de négociation par une entité adjudicatrice

Les entités adjudicatrices peuvent recouvrir librement à la procédure de négociation.

Le délai de réception des candidatures est de 15 jours à compter de la date d'envoi par une entité adjudicatrice de l'avis de marché ou de la date d'envoi de l'invitation à confirmer l'intérêt si l'appel à la concurrence a fait l'objet d'un avis de pré-information.

Quant au délai de réception des offres, il peut être fixée d'un commun accord avec les candidats sélectionnés, à condition que ce délai soit le même pour tous.

En l'absence d'accord, l'entité adjudicatrice fixe un délai qui ne peut être inférieur à 10 jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

L'entité adjudicatrice peut attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation, à condition d'avoir indiqué dans l'avis de marché ou dans l'invitation à confirmer l'intérêt qu'elle se réserve la possibilité de ne pas négocier.

Le dialogue compétitif est la procédure par laquelle l'acheteur dialogue avec les candidats admis à y participer afin de définir ou développer les solutions pour répondre à ses besoins. Les candidats sont invités à remettre une offre basée sur ces solutions.

L'acheteur peut avoir recours à cette procédure lorsqu'il ne peut pas établir les moyens techniques pour répondre à son besoin (ou le montage juridique ou financier de son projet).

Il définit son besoin dans l'avis de marché ou dans un projet partiel, pour lui permettre de sélectionner des candidats. L'acheteur ouvre ensuite un dialogue avec les candidats pour développer une ou plusieurs solutions. C'est sur cette base que les participants remettent une offre.

Elle se déroule en 3 phases :

1. Remise des candidatures (délai minimal de 30 jours à partir de l'envoi de l'avis de marché)

2. Ouverture du dialogue avec les candidats sélectionnés, jusqu'à ce que l'acheteur soit en mesure d'identifier la ou les solution(s) susceptibles de réponse au besoin

3. Invitation à présenter une offre finale

Des précisions ou compléments peuvent être demandés aux participants sur leur offre finale. Cependant ces demandes ne peuvent avoir pour effet de modifier les aspects essentiels de l'offre finale comme les besoins et exigences de l'acheteur.

L'acheteur peut prévoir des primes au profit des participants au dialogue. Le montant de la prime est indiqué dans les documents de la consultation. La rémunération du titulaire du marché tient compte de la prime qui lui a été éventuellement versée pour sa participation à la procédure.