Guide des droits et des démarches administratives

Il s'agit de donner une adresse administrative et juridique à votre société. On l'appelle aussi siège social.

Selon votre adresse, vous dépendez géographiquement de tribunaux et d'administrations différentes.

Cette adresse apparaît dans tous les documents de votre société (statuts, factures, contrats, formalités, déclarations, etc.).

C'est là que les clients peuvent vous envoyer leur courrier.

Si vous avez un site internet, l'adresse fait partie des mentions obligatoires à inscrire.

Elle doit être aussi précisée dans votre business plan.

Elle représente l'image de votre société auprès de vos clients et de vos partenaires.

Qui peut domicilier sa société à son adresse personnelle ?

Vous pouvez choisir de domicilier votre société à votre adresse personnelle si vous en êtes le représentant légal.

Cette domiciliation peut être choisie soit au moment de la constitution de la société, soit plus tard au cours de la vie de la société.

Seul le dirigeant d'une société peut domicilier la société à son adresse personnelle.

Vous pouvez faire ce choix si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

• Gérant d'une SARL, d'une EURL ou d'une SNC

• Directeur général ou président du directoire d'une SA

• Président d'une SAS

Quelles conditions ?

Vous devez respecter les conditions suivantes  :

• Vous devez être propriétaire ou locataire de votre logement.

• Ce logement doit être votre résidence principale.

• Vous devez vérifier que le bail d'habitation, le règlement de copropriété ou les règles d'urbanisme n'interdisent pas la domiciliation d'une société. En cas d'interdiction, vous pouvez quand même effectuer une domiciliation provisoire. Elle est alors limitée à 5 ans.

À chaque changement de siège social, une modification des statuts de la société doit être effectuée.

Lorsque toutes les conditions sont réunies, la domiciliation au domicile du dirigeant peut être permanente.

Comment faire ?

Vous devez prévenir votre bailleur ou votre syndicat de copropriétaires que votre domicile personnel va être utilisé pour devenir le siège social votre société.

Vous le prévenez par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

Assurance

Il est conseillé de revoir votre contrat d'assurance "habitation" avec votre assureur.

Il s'agit de le compléter par une assurance professionnelle. Du matériel professionnel peut être détruit ou volé, etc.

Vous pouvez louer un local pour en faire l'adresse de votre entreprise.

Si vous possédez déjà un local autre que votre lieu d'habitation, vous pouvez décider d'en faire l'adresse de votre entreprise.

Vous pouvez aussi choisir de louer un local dédié et conclure un bail commercial ou professionnel.

Avantages et inconvénients

Vous préservez votre logement personnel de votre vie professionnelle.

Vous gérez de façon indépendante votre siège social.

Ce choix est cependant plus coûteux que celui de la domiciliation dans votre logement personnel.

Il demande aussi plus de temps de gestion.

Qu'est-ce qu'un bail commercial ?

Vous souhaitez exercer une activité commerciale ou artisanale.

Vous choisissez de louer un local et d'en faire votre adresse professionnelle.

Le bail commercial sera alors le contrat de location qui vous permet d'exploiter le local pour votre activité.

Vous devez connaître les caractéristiques d'un bail commercial.

Votre local commercial ou votre local professionnel peut correspondre à l'adresse de domiciliation votre entreprise.

Le choix de votre emplacement est crucial pour la réussite de votre activité.

Vous devez aussi connaître et suivre les obligations et formalités liées aux ERP.

Il est conseillé d'avoir un loyer annuel qui ne représente pas plus de 8 % de votre chiffre d'affaires hors taxe.

Achat de fonds de commerce

Si vous achetez un fonds de commerce, il comprend un droit au bail qui vous permet de louer les murs pendant la durée du bail. Vous pouvez aussi acheter les murs. Vous pouvez utiliser cette adresse pour domicilier votre entreprise.

Vous devez connaître les formalités liées à la reprise d'un fonds de commerce.

Location-gérance d'un fonds de commerce

Vous souhaitez exercer une activité commerciale.

Vous choisissez de louer un fonds de commerce et d'en faire votre adresse professionnelle.

C'est possible dans le cas où le propriétaire d'un fonds de commerce n'exploite pas celui-ci mais il choisit de le mettre en location-gérance.

Il signe un contrat de location gérance (ou gérance libre) avec vous.

Vous exploitez son local et vous payez une redevance au propriétaire.

On parle de coworking lorsque des entreprises partagent en colocation un local professionnel.

Vous pouvez choisir de prendre cette adresse comme siège social de votre entreprise et d'y exercer votre activité.

Ce choix peut s'appliquer à tous les types d'activités (commerciale, artisanale ou libérale).

Avantages

Vous pouvez échanger avec d'autres professionnels.

Vous partagez les équipements (imprimantes, machines à café, etc.) avec les autres entrepreneurs.

Vous pouvez choisir la plupart du temps différentes prestations payantes : courrier, secrétariat, location de bureaux, etc.

Vous n'avez pas à fournir un dépôt de garantie ni un droit au bail.

De quoi s'agit-il ?

Un cabinet (ou société) de domiciliation est un centre d'affaires dont l'activité est de fournir une adresse à des entreprises.

Il doit posséder un agrément préfectoral, ce qui garantit la qualité de ses services.

À quoi sert un cabinet de domiciliation ?

En plus de fournir une adresse, le cabinet de domiciliation gère les tâches administratives liées à l'adresse de l'entreprise.

Vous pouvez choisir à la carte parmi les prestations suivantes :

• Gestion du courrier : réception, réexpédition, numérisation

• Standard téléphonique

• Accès à des espaces de travail : bureaux, espaces de réunions, coworking

• Rédaction de devis et factures, etc.

C'est une façon de déléguer la gestion de votre siège social à un fournisseur de services.

Comment faire ?

1. Vous choisissez le cabinet. Vous pouvez pour cela vous rapprocher du syndicat des cabinets de domiciliation (Synaphe), qui fournit une liste des centres d'affaires officiellement reconnus. Vous trouvez sur leur site internet une liste des cabinets adhérents par nom, par ville ou par département.

2. Vous signez avec le cabinet de votre choix un contrat de domiciliation. Ce contrat doit être d'une durée de 3 mois minimum.

3. Vous pouvez ensuite immatriculer votre entreprise au registre national des entreprises (RNE)

Vous devez informer ce cabinet de tout changement concernant la vie de votre entreprise.

Avantages

C'est une solution économique qui a l'avantage de :

• Vous mettre en contact avec d'autres entrepreneurs

• Séparer vie personnelle et vie professionnelle

• Vous libérer du temps

De quoi s'agit-il ?

La pépinière est une structure d'hébergement et d'accompagnement pour les jeunes entreprises.

Vous pouvez intégrer une pépinière à différents stades de votre projet :

• Au début de votre idée : phase d'incubation

• Porteur de projet : phase d'étude de marché et du business plan

• Phase de création : sur le point d'être immatriculé au registre national des entreprises (RNE)

• Nouvelle entreprise récemment créée (6 mois maximum)

Certaines pépinières sont généralistes, mais la plupart ont une spécialité.

Exemple : pépinières d'entreprises innovantes, de start-up.

À quoi sert une pépinière ?

Elle fournit un hébergement pour l'adresse de votre entreprise mais aussi pour votre travail (bureaux et réunions). Elle regroupe et accompagne de jeunes entreprises.

Une pépinière vous apporte 2 avantages :

• Échanges avec des entrepreneurs qui partagent votre situation

• Locaux professionnels

C'est un moyen d'économiser des frais de logistique et de ne pas rester seul.

Quels sont les services et accompagnements ?

En plus de la domiciliation, vous trouvez dans une pépinière les services suivants ;

• Équipements partagés (photocopieurs, relieurs, accès internet, etc.)

• Secrétariat, accueil téléphonique de votre entreprise

• Accompagnement personnalisé pour démarrer votre projet et le développer

• Réseau de partenaires : potentiels financeurs de votre projet

• Relations avec d'autres entrepreneurs pour échanger : espaces communs (cuisine, détente, etc.)

• Apprendre : formations et conférences

• Documentation et bibliothèque spécialisée dans les métiers

Comment faire ?

1. Vous devez présenter un dossier de candidature à la pépinière.

2. Si votre dossier est sélectionné, vous devez présenter votre projet devant un comité.

3. Si votre projet est accepté, vous recevez un agrément.

4. Vous signez une convention et un contrat de bail d'une courte durée (3 ans maximum)

Où trouver une pépinière ?

Vous pouvez vous rapprocher de réseaux de pépinières dans votre région.

Vous pouvez consulter notre contenu qui traite des accompagnements possibles.

Quel coût ?

Vous devez compter en moyenne un loyer compris entre 100 € et 300 € par m2.