Guide des droits et des démarches administratives

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel de l'élève ou de l'étudiant, lui permettant d'acquérir les compétences professionnelles liées sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

Un stage d'étudiant ne peut pas être proposé pour :

• remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;

• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié) ;

• faire face à un accroissement temporaire d'activité ;

• occuper un emploi saisonnier.

Les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire, sont interdits.

Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l'étudiant.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Mais il doit mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l' établissement.

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement.

Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d'une année d'enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l'année.

Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif.

Par exemple : une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum (45 x 15 % = 6,75), l'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps.

Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

L'employeur doit respecter un délai entre 2 stages : 1/3 de la durée du stage précédent.

Exemple : après un stage de 6 mois, il est tenu d'attendre 2 mois (6/3) avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas lorsque le stagiaire interrompt lui-même le stage.

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention signée entre :

• le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal) ;

• l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme ;

• l'établissement d'enseignement ou de formation ;

• l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement ;

• le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement mentionner :

• l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement ;

• les activités confiées au stagiaire ;

• les noms de l'enseignant référent et du tuteur ;

• les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;

• les conditions d'autorisation d'absence ;

• le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement ;

• les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple) ;

• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Si le stage a lieu à l'étranger, une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire doit être annexée à la convention de stage.

Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale.

La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309^e heure incluse, même de façon non continue.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

Dans certaines conditions, cette gratification bénéficie d'une franchise de cotisations sociales.

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une qui doit mentionner :

• la durée effective totale du stage,

• et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à ceux prévus pour les salariés.

Pour les stages supérieurs à 2 mois uniquement, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence pour le stagiaire.

Cette possibilité est facultative lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.

La rémunération des congés est facultative pour l'employeur. Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire (elle est calculée sur le nombre d'heures de présence effective).

La gratification versée pendant ce congé bénéficie de la franchise de cotisations sociales, dès lors qu'elle est prévue dans la convention de stage

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise, par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages (quota maximal de stagiaires, durée maximale de travail, interdiction de confier au stagiaire des tâches dangereuses, désignation obligatoire d'un tuteur, par exemple), l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller :

• jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné ;

• jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la notification de la première amende.