Guide des droits et des démarches administratives

La facture a les fonctions suivantes :

• Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)

• Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.

• Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.

• Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.

Lorsque le client est une administration publique, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de service.

Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.

En revanche, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :

• Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison à eu lieu.

• Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée.

Lorsque l'entreprise réalise plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour le compte d'un même client, la facture peut être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées. Cela ne concerne que les livraisons ou prestations pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée.

Pour en savoir plus sur les dates d'exigibilité de la TVA, vous pouvez consulter la fiche dédiée.

La facture est généralement émise par le vendeur ou le prestataire.

Dans certaines situations la facture peut être émise par une autre personne :

• Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa facture elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.

• Le vendeur ou le prestataire autorise son client (autofacturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation

Le vendeur (ou prestataire) et le client doivent chacun conserver chacun un exemplaire de la facture.

La facture doit être saisie électroniquement à l'aide du portail ChorusPro :

Elle doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

• Date de l'émission de la facture

• Identité du vendeur ou du prestataire de services

• Identité de l'administration publique concernée par la facture

• Numéro de la facture

• Si il y a eu un bon de commande, le numéro du bon. Dans le cas contraire, les références du contrat ou le numéro de l'engagement attribué par le système d'information financière et comptable de l'administration publique concernée

• Identité du payeur avec le code d'identification du service chargé du paiement

• Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux

• Quantité et dénomination précise des produits livrés ou des prestations ou des travaux réalisés

• Montant total de la facture, montant total hors taxe et montant de la taxe à payer

• Répartition des montants par taux de TVA ou si c'est le cas, le bénéfice d'une exonération de TVA

• Si le vendeur ou le prestataire a un représentant fiscal, son identification

• Si cela est nécessaire, les modalités de règlement

• Si des déductions ou des versement complémentaires sont faits, les renseignement qui y sont relatifs

Une facture peut être émise dans une devise autre que l'euro.

En revanche, le montant de la TVA à payer ou à régulariser doit être indiqué en euros. Pour convertir ce montant en euros, il faut appliquer le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE). Ce taux de change doit être indiqué sur la facture.

Pour en savoir plus sur la facturation en monnaie étrangère, vous pouvez consulterla fiche du ministère de l'économiedédiée au sujet.

Les factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d'émissions et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.

Les factures doivent être numérotées à l'aide d'un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001...). Cela peut être les cas dans les situations suivantes :

• Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site.

• Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques, une série par catégorie de clients

• Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N (n étant le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture).

Les factures doivent être conservées 10 ans.

Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées. Ainsi en cas d'erreur sur une facture, il n'est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :

• Une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale.

• Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).

La nouvelle facture ou la note d'avoir doit comporter les même mentions obligatoires sauf si le vendeur souhaite émettre une facture simplifiée. Il doit également avoir le même numéro de facture que la facture initiale et mentionner explicitement l'annulation de cette dernière.

Pour obtenir le remboursement de la TVA facturée d'une facture déjà encaissée, la note d'avoir doit comporter le montant hors taxe du rabais et le montant de la TVA correspondante. En revanche, si le vendeur ne souhaite pas récupérer la TVA sur le rabais qui a été accordé, il doit préciser que le rabais est net de taxe.

1. Manquement à l'obligation de facturation

Un vendeur ou un prestataire qui ne respecte pas son obligation de facturation encourt l'une des amende suivantes :

• Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €

• Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €

Un vendeur ou prestataire, qui après avoir été sanctionné, manque une nouvelle fois à son obligation dans les 2 ans qui suivent sa première sanction, s'expose à l'une des amendes suivantes :

• Lorsque le vendeur ou le prestataire est une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €

• Lorsque le vendeur ou le prestataire est une société, l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €

2. Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires

Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.

Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.

3. Livraison ou prestation de services fictives

Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une vente ou une prestation de services fictive. Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5  %du montant de la transaction.

La facture a les fonctions suivantes :

• Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)

• Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.

• Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.

• Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.

La note a les fonctions suivantes :

• Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)

• Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.

• Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.

• Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.

Lorsque le client est un particulier, une note doit être obligatoirement émise dans les cas suivants :

• Le client en a fait la demande

• Elle concerne une vente à distance

• Elle concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA

• Elle concerne une prestation de services d'un montant supérieur à 25 € (TVA comprise)

Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.

En revanche, la note peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :

• Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la note doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison à eu lieu.

• Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la note doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée

Lorsque l'entreprise réalise plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour le compte d'un même client, la note peut être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées. Cela ne concerne que les livraisons ou prestations pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée.

Pour en savoir plus sur les dates d'exigibilité de la TVA, vous pouvez consulter la fiche dédiée.

1. Émetteur de la note

La note est généralement émise par le vendeur ou le prestataire.

Dans certaines situations, la note peut être émise par une autre personne :

• Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, la note doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa note elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.

• Le vendeur ou le prestataire autorise un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation

Le vendeur (ou prestataire) et le client doivent chacun conserver chacun un exemplaire de la note.

Les notes doivent être émises en respectant un certain formalisme.

2. Mentions obligatoires

La note doit contenir des mentions obligatoires comme le nom et l'adresse du client et du professionnel, les quantités des biens vendus, le détail des prestations...

L'ensemble des informations concernant les mentions obligatoires est disponible sur la fiche dédiée.

3. Format d'émission de la note

La note peut être émise sous différentes formes :

• Électronique : la note doit avoir été émise à l'aide d'un processus de facturation entièrement électronique. Par exemple, la numérisation d'une facture établie sous format papier ne permet de pas de considérer que la note est électronique. C'est également le cas pour les notes uniquement reçues par courrier électronique.

• Papier : la note peut être conçue sur un support papier. Elle pourra ensuite être conservée dans un registre papier ou numérisé.

4. Garantie d'authenticité des notes

L'entreprise qui émet ou reçoit des factures ou des notes doit pouvoir assurer l'authenticité de ses documents. Elle peut le faire de l'une des manières suivantes :

• Mise en place d'un contrôle suffisant des factures (notes), permettant d'authentifier l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. On parle également d'audit fiable.

• Utilisation de la signature électronique « qualifiée » qui repose sur un certificat qualifié. Elle doit avoir été créée à l'aide d'un dispositif sécurisé de création de signature électronique. Cela fonctionne également pour les signatures électroniques non-qualifiées mais reconnues comme telles par l'administration

• Utilisation de la facturation en EDI (échange de données informatisées)

Une note peut être émise dans une devise autre que l'euro.

En revanche, le montant de la TVA à payer ou à régulariser doit être indiqué en euros. Pour convertir ce montant en euros, il faut appliquer le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE). Ce taux de change doit être indiqué sur la note.

Les notes et factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d'émissions et la numérotation des notes et factures doivent se suivre et être cohérentes.

Les notes et factures doivent être numérotées à l'aide d'un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 notes ou 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001...), cela peut être les cas dans les situations suivantes :

• Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site.

• Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques, une série par catégorie de clients. Il est possible de classer vos notes (à destination des particuliers) et vos factures (à destination des professionnels) dans 2 classeurs différents

• Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures

Le numéro de la note ou de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Si une note ou une facture comporte plusieurs pages, elle doit être numérotée selon une séquence n/N (n étant le numéro d'ordre des pages et N le nombre total de pages constituant la note ou la facture).

Les notes doivent être conservées 10 ans.

Les notes qui ont déjà été émises ne peuvent pas être supprimées, ainsi lorsqu'une erreur à été faite sur une note, il n'est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une note corrigée. Il ne doit pas y avoir de trou dans la numérotation des notes.

En cas d'annulation ou de rectification de la note initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :

• Une nouvelle note établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la note annulée et mentionner l'annulation de la note initiale

• Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la note initiale (numéro et date de la facture)

La nouvelle note ou la note d'avoir doit comporter les mêmes mentions obligatoires sauf si le vendeur souhaite émettre une note simplifiée. Elle doit également avoir le même numéro que la note initiale et mentionner explicitement l'annulation de cette dernière.

Pour obtenir le remboursement de la TVA facturée d'une note déjà encaissée, la note d'avoir doit comporter le montant hors taxe du rabais et le montant de la TVA correspondante. En revanche si le vendeur ne souhaite pas récupérer la TVA sur le rabais qui a été accordé, il doit préciser que le rabais est net de taxe.

1. Manquement à son obligation de facturation

Un vendeur ou prestataire qui ne respecte pas son obligation de facturation est soumise à l'une des amende suivantes :

• Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €

• Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €

Un vendeur ou prestataire, qui après avoir été sanctionné, manque une nouvelle fois à son obligation dans les 2 ans qui suivent sa première sanction, s'expose à l'une des amendes suivantes :

• Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €

• Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €

2. Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires

Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une note ne peut pas dépasser 25 % de son montant.

Lorsque l'adresse ou l'identité du client ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.

3. Livraison ou prestation de services fictives

Une amende égale à 50 % du montant de la note est appliquée lorsque la note concerne une vente ou une prestation de services fictive. Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5  %du montant de la transaction.